Medarbeidersamtalen - en tidstyv eller verdiskapende arbeid?

Design-uten-navn5


Det er vel lite i arbeidslivet som er så mye skrevet om som medarbeidersamtalen. Et raskt Google søk gir nesten 37.000 treff. Det er tydelig at dette er et tema som er godt belyst. Det finnes utallige maler, metoder og råd på hvordan dette skal gjennomføres i en bedrift.

 

Men er medarbeidersamtalen strengt talt nødvendig eller lovpålagt?

Nei, medarbeidersamtalen er ikke lovpålagt. Likevel legges det tydelige føringer i Arbeidsmiljøloven (§4-1 og §4-2) og Internkontrollforskriften (HMS-forskriften) som likevel tilsier at den er det. Dermed er det ikke uforholdsmessig å si at den er klart nødvendig. Gjennom lov og forskrift ligger det krav til at arbeidsmiljø skal jobbes systematisk med, medvirkes til og dokumenteres. Derfor vil medarbeidersamtalen være riktig verktøy for å oppfylle noe av kravet og en nødvendig del av det systematiske HMS-arbeidet.

Hver bedrift vil selvsagt ha ulike behov og krav på seg ut fra hvilken virksomhet som drives, men alle bedrifter som er underlagt Arbeidsmiljøloven, er også underlagt Internkontrollforskriften (ref. §2 i Internkontrollforskriften). Internkontrollforskriften §5 sier; "Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen."

Alt koker ned til at hver enkelt bedrift må anerkjenne sine behov ihht virksomhetens art og jobbe systematisk med disse.

Av erfaring vet vi at HMS-arbeidet kan bli sett på som et nødvendig onde, og enkelte gjør det kun fordi de må. Heldigvis vet vi og at forskningen støtter prinsippene HMS er bygget på. Klart man kan diskutere enkeltvedtak og enkeltforskrifter, men å tvile på forskning og den moderne organisasjonspsykologien er ikke spesielt hensiktsmessig. Alt koker ned til at hver enkelt bedrift må anerkjenne sine behov ihht virksomhetens art og jobbe systematisk med disse. I alle bedrifter som har ansatte vil derfor medarbeidersamtalen være et relevant og nyttig verktøy, og et minimum i HMS-arbeidet.

Er medarbeidersamtalen gjort riktig gir den deg som leder god oversikt over flere aspekter ved arbeidet sett fra de ansattes side. Du vil og kunne sjekke av flere av kravene som foreligger i lovverket.

Hvordan blir da medarbeidersamtalen gjort riktig, og hva skal til for å gi den verdi?

Gjøres arbeidet som en plikt uten forankring i bedriftens mål og visjon, er det lite sannsynlig at det vil føles som noe annet enn en tidstyv.

For det første finnes det ingen formalkrav til medarbeidersamtalen. Her står du som bedrift åpen til å utvikle en form som gir mening for din drift. Noen anbefalinger vil vi likevel komme med.

  • Planlegg og sett rammer. 

Still spørsmål som: Hvorfor gjør vi dette? Hvilket innhold skal vi ha? Hvordan skal samtalen gjennomføres? Hvem har ansvar? Hvor ofte skal den gjennomføres og hvordan følger vi opp? Dette er helt avgjørende avstemming for å sikre at arbeidet gir avkastning.

  • Unngå standardmaler. 

Det er fint å bruke disse som et utgangspunkt, men for at samtalen skal gi bedriften nyttig informasjon bør malverket tilpasses bedriften og de som jobber i den. Ta de ansatte med i prosessen, gjerne via tillitsvalgt. Dette gir dine ansatte tilhørighet, medvirkning og en høyere sannsynlighet for at de ser meningen med samtalen.

  • Tilpass ved behov. 

Medarbeidersamtalen bør oppdateres i samsvar med bedriftens utvikling. Når bedriften endrer seg, bør medarbeidersamtalen og gjøre det.

  • Dokumenter.

Alle samtaler signeres av både leder og medarbeider og lagres i den ansattes personalmappe. Hvert enkelt dokument er en viktig og nyttig brikke i arbeidet med den enkelte ansatt, og samlet er de en viktig del i det samlede HMS-arbeidet og forståelsen av egen drift.

  • Følg planen.

De rammene dere setter i starten må etterfølges, og det må være tydelig hvor ansvaret ligger. Så fort en avviker fra rammene, vil effekten av samtalene bli mer diffuse.


Det er en del jobb med å utvikle et godt verktøy gjennom medarbeidersamtalen, men når det først er gjort vil det være enkelt å opprettholde dette som en rutine i bedriften, men det handler om vilje. Gjøres arbeidet som en plikt uten forankring i bedriftens mål og visjon, er det lite sannsynlig at det vil føles som noe annet enn en tidstyv.

Verdien i arbeidet kommer direkte fra intensjonen og forståelsen bak. Med andre ord er det bedriften selv som avgjør om arbeidet skal være en tidstyv eller verdiskapende.

Hva er medarbeidersamtalen i din bedrift?

Trenger vi arbeidsinnvandring?
Effekten av trivsel

By accepting you will be accessing a service provided by a third-party external to https://conrek.no/