Tar møtevirksomheten overhånd?

BW-mt_20200923-124202_1
Her er tipsene for effektiv møtevirksomhet

Møter er viktige for de aller fleste bedrifter. Samtidig er det veldig mange som sliter med å holde møtene konstruktive og effektive, selv om de aller fleste neppe vil innrømme dette. Hvorfor er det så vanskelig å få til noe som høres så enkelt ut? Svarene vil nok variere fra bedrift til bedrift, og person til person. Kjenner du tegnene på hva som utgjør dårlige møter? Her får du vanlige årsaker til at svært mange sliter med nettopp dette.

10 kjennetegn på dårlig møtevirksomhet:

  1. Møtet er ikke planlagt eller booket på forkant
  2. Møtet er ikke tidsbestemt eller drar alltid over tiden
  3. Ingen agenda eller tema for møtet
  4. Dårlig eller ingen forberedelse av materiale
  5. Møtet tildeles ingen møteleder eller ordstyrer
  6. Samtalen dreier inn og ut av tema, mye privat snakk
  7. Man jobber med andre ting samtidig, sjekker mobil, svarer mail etc
  8. Ingen får tildelt, eller tar ansvar over ideer og tiltak man vil/skal iverksette
  9. Det skrives ikke møtereferat
  10. Tildelte oppgaver, og gode ideer blir ikke fulgt opp etter møte


Kjenner du deg igjen i en eller flere av disse tegnene, er det sannsynlig at dine møter ikke har den funksjonen du ønsker og bedriften kaster bort gode ressurser. Som leder er det ditt ansvar å påse at bedriftens møtevirksomhet tjener et overordnet formål og ikke bruker unødige ressurser.

Et godt møte er avhengig av at man har et konkret formål, og at man går ut fra møtet med dette oppnådd. Så, hva kan du gjøre for å styre dine møter fra noe som tar ressurser til noe som skaper handling?

Gode råd til effektiv og konstruktive møter:

  1. Planlegg møtet, sett tidsramme og send ut agenda til møtedeltakerne. Faste møter bør gå gjennom enkelte faste punkt hver gang, i tillegg til temaer som dukker opp underveis.
  2. Vær tydelig på hva som forventes fra møtedeltakerne både før, under og etter møtet. Dette gjelder eventuelle forberedelser som trengs, bruk av mobiltelefon og laptop under møtet, overholding av frister med mere.
  3. Start presis og gå gjennom agenda. Det er normalt sett leder som er ordstyrer i møtet, men dersom møtet omhandler et spesifikt tema/avdeling er det den ansvarlige der som bør ta styringen. Hold dere til tema, og styr samtalen slik at agenda og tidsfrister overholdes.
  4. Skriv referat (møteleder) og tildel ansvar med tidsfrist. Et godt møtereferat tar høydepunktene av det som har vært diskutert, kommer frem til tiltak og tildeler ansvar for hvert gjøremål. Oppgavene bør være tidsbestemte.
  5. Følg opp. For å sikkerstille fremgang av prosjektene/oppgavene, er det avgjørende med god oppfølging. Har man løst oppgaven? Gikk det som forventet? Skriv ned eventuelle avvik og utfordringer som oppstår. Hva ble resultatet, og hva er neste mål/tiltak?

Er du usikker på hvordan starte, eller ønsker oppbacking i implementeringen av tiltakene over?

Vi i Connect hjelper deg med dette. Sammen finner vi løsningene som er riktig for deg og din bedrift. For noen kan det å få ferdige maler være nok til å ta neste skritt, andre ønsker eller trenger en mer gjennomgående analyse av effektiviteten i egen drift. Vi gir deg verktøyene til å utnytte dine ressurser bedre. Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale. Vi kommer gjerne til deg!

Let's Connect!

Følger du opp dine ansatte?

Related Posts

By accepting you will be accessing a service provided by a third-party external to https://conrek.no/